Hilfe & Dokumentation
Alles, was du zum Organisieren deiner Events mit Shiftvent wissen musst — von der ersten Anmeldung bis zur letzten Erinnerungsmail.
Erste Schritte
Was ist Shiftvent?
Shiftvent hilft dir, Helfer für dein Event zu organisieren — ohne Excel-Tabelle, ohne WhatsApp-Chaos. Du legst Schichten mit freien Plätzen an, teilst einen Link, und deine Helfer tragen sich selbst ein. Du siehst jederzeit im Dashboard, welche Plätze noch frei sind.
Event anlegenFree
Klicke im Dashboard auf „Event erstellen“ und gib Titel, Datum und Ort ein. Das reicht, um loszulegen — Beschreibung, Kontaktperson und alles Weitere kannst du jederzeit nachtragen.
Öffentlichen Link teilenFree
Jedes Event hat eine eigene, öffentliche Seite. Über „Link kopieren“ teilst du sie direkt per E-Mail, WhatsApp oder auf deiner Website. Ab dem Pay-per-Event- Plan steht dir zusätzlich ein QR-Code Pay per Event zum Ausdrucken zur Verfügung — praktisch für Aushänge.
Helfer tragen sich selbst ein
Wer auf den Link klickt, sieht alle Schichten mit freien Plätzen und trägt sich mit Name und E-Mail-Adresse ein — ganz ohne Account oder Passwort. Die Bestätigung samt Kalendereintrag landet direkt im Postfach.
Du brauchst keine App – alles funktioniert im Browser, auf dem Computer genauso wie auf dem Smartphone.
Events verwalten
Event bearbeiten und löschenFree
Auf der Detailseite eines Events findest du „Bearbeiten“ für Titel, Datum, Ort und Kontaktperson. Ein Event lässt sich dort auch löschen — das entfernt alle Schichten, Anmeldungen, Spenden und Aufgaben unwiderruflich.
Event kopierenFree
Über „Event kopieren“ entsteht eine neue Kopie mit allen Schichten, Slots und Gruppen — aber ohne die Anmeldungen der Vorlage. Ideal, wenn dasselbe Event nächstes Jahr wiederkehrt.
Event als Serie anlegenBasic
„Als Serie wiederholen“ erzeugt aus einem fertig eingerichteten Event mehrere weitere Termine im gewählten Abstand — jeder mit eigenen Anmeldungen, aber demselben Aufbau. Verfügbar ab dem Basic-Plan.
Öffentliche Übersichtsseite einrichtenFree
Unter Einstellungen → „Öffentliches Profil“ vergibst du einen Namen, unter dem alle deine öffentlich sichtbaren Events gesammelt aufgelistet werden. Reichen dir mehrere Events auf einer Seite nicht, kannst du unter „Öffentliche Seiten“ Free zusätzliche, eigene Übersichten anlegen — etwa nach Abteilung, Gruppe oder Thema getrennt — und pro Event auswählen, auf welchen davon es erscheint.
Schichten & Slots
Was ist eine Schicht?Free
Eine Schicht ist ein Zeitraum innerhalb deines Events, z. B. „Aufbau, 08:00–10:00 Uhr“ oder „Nachmittagsschicht, 14:00–18:00 Uhr“. Ein Event kann beliebig viele Schichten haben, auch an unterschiedlichen Tagen bei mehrtägigen Events.
Was ist ein Slot?
Ein Slot ist die Rolle innerhalb einer Schicht, in die sich Helfer eintragen — z. B. „Kassierer“ oder „Helfer allgemein“. Jede Schicht kann mehrere Slots haben, jeder mit eigener Kapazität.
Kapazität pro Slot festlegen
Beim Anlegen eines Slots gibst du an, wie viele Personen hineinpassen. Ist die Kapazität erreicht, verschwindet der Slot nicht — er wird auf der öffentlichen Seite als „voll“ markiert und nimmt keine weiteren Anmeldungen mehr an.
Gruppen/Abteilungen zuweisenPay per Event
Gruppen fassen Schichten farblich zusammen — praktisch, wenn mehrere Abteilungen (z. B. „Küche“, „Aufbau“, „Kasse“) beim selben Event mitwirken. Jede Gruppe bekommt eine eigene Farbe, die sich auf der öffentlichen Seite als Rahmenfarbe der Schicht wiederfindet. Verfügbar ab dem Pay-per-Event-Plan.
Helfer koordinieren
Wie tragen sich Helfer ein?Free
Über die öffentliche Event-Seite: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse eingeben, optional Telefonnummer und eine Anmerkung — fertig. Ein Account ist nicht nötig.
Namen anzeigen oder anonym bleiben
Beim Eintragen kann ein Helfer optional zustimmen, dass Vorname und der erste Buchstabe des Nachnamens auf der öffentlichen Seite erscheinen (z. B. „Harald K.“) — so sehen Mitorganisatoren und andere Helfer, wer schon dabei ist. Ohne Zustimmung erscheint der Platz einfach als besetzt, ohne Namen. In deinem Dashboard siehst du als Organisator immer den vollständigen Namen, unabhängig von dieser Einstellung.
Helferliste im Dashboard einsehen
Auf der Event-Detailseite siehst du bei jedem Slot, wer sich eingetragen hat — mit vollständigem Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben) und Anmerkung.
Helfer entfernen
Über „Helfer entfernen“ bei der jeweiligen Anmeldung machst du den Platz wieder frei — nach einer Sicherheitsabfrage, damit nichts versehentlich gelöscht wird.
CSV- und PDF-ExportFree
Für die Planung vor Ort oder die eigene Ablage lässt sich die komplette Helferliste als CSV (für Excel & Co.) oder als PDF exportieren — bereits im kostenlosen Free-Plan enthalten.
Co-Organisatoren einladenBasic
Über die Event-Detailseite lädst du eine weitere Person per E-Mail-Adresse ein, die dann Schichten, Slots, Gruppen, Spenden und Aufgaben mitverwalten kann.
Spenden
Spendenposten anlegenFree
Neben Schichten kannst du auch Sachspenden sammeln, z. B. „Kuchen“ oder „Getränke“. Du legst fest, wie viele Stück insgesamt gebraucht werden, und Spender tragen sich für eine bestimmte Menge ein.
Schicht zuordnen (optional)Pay per Event
Eine Spende kann einer bestimmten Schicht zugeordnet werden — dann erscheint sie direkt bei dieser Schicht statt im allgemeinen Spendenbereich. Praktisch, wenn z. B. der Kuchen zur Kaffeeschicht am Nachmittag gehört. Verfügbar ab dem Pay-per-Event-Plan.
Spender tragen sich ein
Genau wie bei Schichten: Name, E-Mail-Adresse und die zugesagte Menge, dazu optional eine Anmerkung — z. B. „Kuchen, laktosefrei“. Die Anmerkung siehst du nur im Dashboard, nie auf der öffentlichen Seite.
Übersicht der Spenden
Sowohl im Dashboard als auch auf der öffentlichen Seite siehst du auf einen Blick, wie viel von jedem Posten bereits zugesagt ist — als Fortschrittsbalken, damit klar ist, wo noch Bedarf besteht.
Aufgaben
Admin-AufgabenFree
Für alles, was zu organisieren ist, aber nichts mit Helfer-Anmeldungen zu tun hat — z. B. „Genehmigung beim Ordnungsamt einholen“. Admin-Aufgaben sind nur für dich und deine Mitorganisatoren im Dashboard sichtbar, nie auf der öffentlichen Seite.
Helfer-AufgabenFree
Öffentliche Aufgaben, die Helfer von der Event-Seite aus übernehmen können — ohne dafür an eine bestimmte Schicht gebunden zu sein, z. B. „Deko mitbringen“. Du legst fest, wie viele Personen die Aufgabe übernehmen können.
Aufgabe jemandem zuweisenBasic
Statt auf eine Anmeldung zu warten, kannst du eine Aufgabe direkt einer Person zuweisen — mit Name und optionaler E-Mail-Adresse. Ist eine Adresse hinterlegt, bekommt die Person automatisch eine Benachrichtigung und, falls gebucht, die üblichen Erinnerungsmails. Verfügbar ab dem Basic-Plan.
Fälligkeitsdatum und Uhrzeit
Jede Aufgabe kann ein Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit bekommen — das entscheidet auch, wann eine Erinnerungsmail dazu verschickt wird. Ohne Datum bleibt die Aufgabe offen, bis sie manuell als erledigt markiert wird.
Im Free-Plan sind bis zu 5 Aufgaben pro Event möglich, ab dem Pay-per-Event-Plan unbegrenzt viele.
Erinnerungsmails
Automatische Erinnerung 24 Stunden vorherBasic
Ab dem Basic-Plan bekommt jeder Helfer automatisch 24 Stunden vor seinem Einsatz eine Erinnerungsmail mit allen Details zu Schicht, Ort und Zeit — ganz ohne dein Zutun.
Automatische Erinnerung 48 Stunden vorherPremium
Der Premium-Plan ergänzt eine zusätzliche Erinnerung 48 Stunden vorher — zusätzlich zur 24-Stunden-Erinnerung, nicht anstelle davon. So bleibt genug Vorlauf, falls doch noch jemand absagen muss.
Absendername konfigurieren
Unter Einstellungen → Benachrichtigungen → „Absender deiner Helfer-E-Mails“ legst du fest, in wessen Namen die Mails an deine Helfer erscheinen — z. B. „[FC Musterstadt] via Shiftvent“ statt nur „Shiftvent“. Zusätzlich kannst du eine Antwort-E-Mail-Adresse hinterlegen, an die Antworten deiner Helfer direkt weitergeleitet werden.
Pläne & Preise
Shiftvent gibt es in vier Stufen, jede baut auf der vorherigen auf:
- Free
- Unbegrenzt Events & Helfer, Schichten & Slots, CSV- & PDF-Export — kostenlos, ohne Zeitlimit.
- Pay per Event
- Einmalige Zahlung pro Event statt Abo — inkl. QR-Code und Gruppen. Für gelegentliche Organisatoren.
- Basic
- Erinnerungsmails, Serien, Event kopieren und Co-Organisatoren — im Abo, für wiederkehrende Events.
- Premium
- Zusätzliche 48h-Erinnerung, eigenes Branding und Statistiken — für Organisationen mit vielen Events.
Alle Details und Preise ansehen
Upgrade und Kündigung
Ein Upgrade findest du unter Einstellungen → „Upgrade zu Premium“ bzw. auf der Preise-Seite. Ein bestehendes Abo verwaltest, änderst oder kündigst du über Einstellungen → „Abo verwalten“ — das öffnet die Abo-Verwaltung, in der du auch deine Zahlungsmethode aktualisierst und Rechnungen herunterlädst.
Einstellungen
Öffentliches ProfilFree
Hier vergibst du deinen Profilnamen (den Teil deines Links) und einen Seitentitel für deine öffentliche Eventübersicht — beides jederzeit änderbar.
Öffentliche SeitenFree
Zusätzlich zu deiner Hauptübersicht kannst du hier weitere Übersichtsseiten für verschiedene Abteilungen oder Gruppen anlegen — jede mit eigener Adresse und eigener Auswahl an Events.
BenachrichtigungenFree
Schalte die E-Mail bei neuer Helfer-Anmeldung ein oder aus und lege fest, unter welchem Absendernamen und mit welcher Antwort-E-Mail-Adresse deine Helfer-Mails verschickt werden.
Erinnerungsmails
Hier siehst du, welche automatischen Erinnerungen dein aktueller Plan bereits enthält — 24 Stunden vorher ab Basic, zusätzlich 48 Stunden vorher ab Premium. Es gibt nichts einzurichten: Sobald der Plan es hergibt, laufen die Erinnerungen von selbst.
Eigenes BrandingPremium
Ersetze Shiftvents eigenes Logo, Farbe und Namen auf deinen öffentlichen Seiten durch dein eigenes — jedes der drei Felder unabhängig voneinander, sodass z. B. eine Farbe allein schon reicht.
Plan & Abonnement
Dein aktueller Plan steht ganz oben auf der Seite. Ein Upgrade startest du direkt von dort aus; ein bestehendes Abo änderst, downgradest oder kündigst du über „Abo verwalten“.